在國(guó)內(nèi)某大型電子設(shè)備廠調(diào)研時(shí)，聽到研發(fā)人員說(shuō)，采購(gòu)部門總是不能及時(shí)地采購(gòu)所需要物料，導(dǎo)致進(jìn)度延遲；而采購(gòu)人員常常抱怨說(shuō)，研發(fā)人員選用的物料很難采購(gòu)；同時(shí)，生產(chǎn)人員也認(rèn)為生產(chǎn)排期很難進(jìn)行，常常有物料不齊套的現(xiàn)象，或需要作緊急物料替代的工作……

以研發(fā)人員的身份進(jìn)入該廠的ERP系統(tǒng)并進(jìn)行查看，發(fā)現(xiàn)研發(fā)人員從ERP系統(tǒng)中能夠看到的物料信息，有：

基本信息：物料編碼、物料名稱、規(guī)格型號(hào)、使用狀態(tài)、單位等；

計(jì)劃信息：最小供貨量、最大庫(kù)存、安全庫(kù)存、最大訂貨量、最小訂貨量、訂貨間隔期等；

設(shè)計(jì)資料：附件、工程確認(rèn)；

采購(gòu)信息：采購(gòu)周期、采購(gòu)確認(rèn)；

其它信息：庫(kù)存位置、創(chuàng)建時(shí)間……

而其中多數(shù)信息沒有明確內(nèi)容或空白，不具有可用性。

由于研發(fā)人員對(duì)物料信息庫(kù)的情況不了解，因此在進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)會(huì)選用大量的新物料，從而提高對(duì)物控的難度，同時(shí)也對(duì)采購(gòu)造成沖擊，反過(guò)來(lái)對(duì)研發(fā)造成選型困難，形成惡性循環(huán)。這必然造成物料信息庫(kù)數(shù)量龐大，而其中大部分均是不可用的，物料信息庫(kù)的信息也成為過(guò)時(shí)信息，對(duì)研發(fā)、采購(gòu)及物控的工作無(wú)益，因此有必要形成良好的物料信息庫(kù)管理機(jī)制。

物料信息庫(kù)

物料信息庫(kù)是ERP系統(tǒng)中最為重要的基礎(chǔ)信息，存在于物料信息庫(kù)中的信息都是有一定生命周期的，會(huì)隨著時(shí)間的流逝而發(fā)生變化，因此需要有特定部門對(duì)物料信息庫(kù)進(jìn)行管理與維護(hù)。如何管理物料信息庫(kù)，向研發(fā)人員提供物料優(yōu)選建議是物料信息庫(kù)管理人員必須要關(guān)注的，現(xiàn)在看一下物料優(yōu)選的管理過(guò)程，如圖1所示：

????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 圖1.????? 物料信息庫(kù)示意圖

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如圖1所示，物料信息庫(kù)的變化主要有兩種情形：一類是原有物料的信息變更，另一類新物料的導(dǎo)入。

通常情況下，已有物料的品質(zhì)、商務(wù)條件發(fā)生變化時(shí)，會(huì)對(duì)物料的優(yōu)選程度產(chǎn)生影響。多數(shù)情況下的變更是緊急事件驅(qū)動(dòng)的，如突然的質(zhì)量問(wèn)題、供應(yīng)商突然斷貨等。

物料更換是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓こ踢^(guò)程，尤其是對(duì)已量產(chǎn)產(chǎn)品的物料替代更是馬虎不得。為減少事件驅(qū)動(dòng)因素，相關(guān)部門必須要組織起來(lái)對(duì)物料信息庫(kù)進(jìn)行定期的清理；通過(guò)定期梳理的工作減少突然事件的影響。

如果一個(gè)企業(yè)的物料信息庫(kù)從未清理過(guò)，或者不怎么管理的話，建議對(duì)現(xiàn)有物料信息庫(kù)進(jìn)行梳理，成果體現(xiàn)在物料信息庫(kù)內(nèi)對(duì)物料信息的屬性標(biāo)識(shí)；加強(qiáng)新物料入庫(kù)的管控。

新物料導(dǎo)入

如圖2所示，新物料的導(dǎo)入會(huì)在兩種情況下發(fā)生：

1、 新開發(fā)產(chǎn)品中需要用到新物料，即在產(chǎn)品開發(fā)流程中會(huì)調(diào)用新物料導(dǎo)入流程；

2、 當(dāng)發(fā)生上述的質(zhì)量問(wèn)題導(dǎo)致必須更換物料，而暫時(shí)沒有新物料時(shí)，必須緊急啟動(dòng)物料優(yōu)選管理（事件驅(qū)動(dòng)型）。

??????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 圖2.????? 新物料導(dǎo)入情形示意

新物料的導(dǎo)入，勢(shì)必要引入有關(guān)于物料的相關(guān)屬性信息，而這些信息卻要由不同部門的人員來(lái)提供，倘若是某個(gè)人員的失誤導(dǎo)致其中的信息錯(cuò)誤，因此埋下的后患卻是不可預(yù)測(cè)的。

因此，對(duì)物料信息的管理設(shè)定必要的管理規(guī)則：

1、?? 物料信息規(guī)則：即對(duì)物料信息主體信息與屬性信息的內(nèi)容、形式、格式等要有明確規(guī)定，使相關(guān)人員都要有明確的認(rèn)識(shí)；

2、?? 物料信息變換的條件要求：即定義導(dǎo)致信息變更的條件定義及評(píng)估主體責(zé)任，如圖1中所示的各種變遷路徑所需要的條件；

3、?? 物料信息更改程序管理：即定義信息更改流程及責(zé)任主體。

物料信息

對(duì)于物料信息的定義，其責(zé)任通常在于產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理部主管。物料信息是最為基礎(chǔ)的信息，對(duì)公司研發(fā)、生產(chǎn)、采購(gòu)、定價(jià)有著最為直接的影響，不可忽視。

具體的工作有：

1、 物料信息主體定義：分類定義、分類編碼、編碼格式、描述等；

2、 屬性信息的定義：信息格式；

a)???? 與采購(gòu)相關(guān)：使用狀態(tài)、最小批量、批量?jī)r(jià)格、采購(gòu)周期等；

b)???? 與生產(chǎn)相關(guān)：最大庫(kù)存、安全庫(kù)存、庫(kù)存位置等

c)????? 與研發(fā)相關(guān)：物料資料、應(yīng)用案例等；

物料信息變更條件

?????? 從物料信息內(nèi)容可看到，信息的準(zhǔn)確性與研發(fā)、采購(gòu)與生產(chǎn)是緊密相關(guān)的，因此信息更改的規(guī)則必須由這些部門主管共同制定，由產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理部主管組織。

?????? 通常變更規(guī)則有：

1)???? 物料替代準(zhǔn)則：

結(jié)構(gòu)、性能、引腳完全相同的物料可實(shí)施替代。同類物料中建立優(yōu)先排序，在商務(wù)、性能、品質(zhì)三個(gè)方面權(quán)衡考慮。引起排序變化的原因可能有：較大的價(jià)格差異；重大質(zhì)量問(wèn)題的發(fā)生；重大商務(wù)變化。

2)???? 關(guān)鍵物料準(zhǔn)則：

a)??? 關(guān)鍵物料要在產(chǎn)品開發(fā)初期導(dǎo)入評(píng)估，如方案性物料、安全物料等；

b)??? 需第三方認(rèn)證的物料，如安全物料，取得合格證書后，原則上不能變更。

3)???? 物料分類和使用準(zhǔn)則：分為優(yōu)選、慎選與不選三類。

物料信息更改程序管理

?????? 此類工作流程主要有：物料編碼申請(qǐng)、物料信息更改。

1）?? 物料編碼申請(qǐng)流程

完善的物料編碼申請(qǐng)流程必須覆蓋所有類別物料。該流程將確保新分配的編碼是必須的、不重復(fù)的，而且，關(guān)于物料的所有信息都應(yīng)該是規(guī)范的，而這一工作最終必須由產(chǎn)品數(shù)據(jù)工程師進(jìn)行審核。而信息的正確性則需要專業(yè)部門、技術(shù)認(rèn)證部門、商務(wù)認(rèn)證部門來(lái)保證。

2）?? 物料信息更改流程

由于設(shè)計(jì)更改或?yàn)榱思m正錯(cuò)誤，一般會(huì)對(duì)物料的一些信息進(jìn)行修改。而其中對(duì)庫(kù)存、物料使用的信息的更改，影響是比較大的，可能會(huì)造成虛假缺料、形成呆死料等后果。因此，應(yīng)盡可能減少對(duì)此類信息的維護(hù)，同時(shí)應(yīng)對(duì)更改原因進(jìn)行記錄與分析，從而改善編碼申請(qǐng)流程的優(yōu)化與改進(jìn)。

使用狀態(tài)是物料信息中最為重要的數(shù)據(jù)之一，對(duì)于物料本身而言，是否可以使用、是否可以采購(gòu)、是否可以用于生產(chǎn)與銷售，必須引起關(guān)注。

物料信息庫(kù)關(guān)注

建設(shè)有效的物料信息管理方法，目的在于降低成本、加快新產(chǎn)品研發(fā)進(jìn)程。物料信息庫(kù)的管理，需要關(guān)注以下幾個(gè)要點(diǎn)：

1） 加強(qiáng)編碼申請(qǐng)審核，減少錯(cuò)誤申請(qǐng)；

2） 減少不必要的物料種類；

3） 定期清理因設(shè)計(jì)更改或錯(cuò)誤申請(qǐng)的、既未使用的、也無(wú)發(fā)貨、無(wú)庫(kù)存、無(wú)采購(gòu)的垃圾信息；

4） 針對(duì)產(chǎn)品特點(diǎn)，定期清理標(biāo)準(zhǔn)件，進(jìn)行歸一化、通用化梳理，選擇性能好、商務(wù)條件的作為優(yōu)選物料；

5） 加強(qiáng)編碼申請(qǐng)審核，選擇性能好、商務(wù)條件的作為優(yōu)選物料。

宣導(dǎo)與培訓(xùn)

?????? 物料信息的完善與使用與各部門是分不開的，尤其是研發(fā)部門。因此，關(guān)于物料信息的相關(guān)知識(shí)，必須對(duì)研發(fā)部門進(jìn)行培訓(xùn)與宣傳，必要時(shí)，應(yīng)對(duì)研發(fā)人員進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的考核。這樣更加有助于優(yōu)選庫(kù)的使用與推廣，進(jìn)而推動(dòng)整體成本的降低。