在上期的《有效交付件評(píng)審》一文中，我們談及交付件評(píng)審的重要性，然而在許多企業(yè)中交付件評(píng)審開展的效果不理想，往往成為“雞肋”，不評(píng)審不放心，評(píng)審了就是在走過(guò)場(chǎng)、浪費(fèi)時(shí)間。上期文中，通過(guò)一個(gè)案例分享了，我們知道造成了這樣結(jié)果主要原因是評(píng)審的過(guò)程有問(wèn)題，比如，文檔并沒(méi)有提前發(fā)出來(lái)，沒(méi)有給各個(gè)評(píng)審專家預(yù)留充分的時(shí)間會(huì)前閱讀資料；作者沒(méi)有做好自檢，甚至明知有些地方?jīng)]有搞清楚，把問(wèn)題帶到了評(píng)審會(huì)議上浪費(fèi)了大家的時(shí)間；作者修改后的文檔也沒(méi)有發(fā)給各位評(píng)審專家做確認(rèn)，有可能問(wèn)題漏改或改錯(cuò)......那么正確的交付件評(píng)審過(guò)程是什么？
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評(píng)審要有效，計(jì)劃不可少，當(dāng)然不必教條地專門寫一篇評(píng)審計(jì)劃文檔，可在項(xiàng)目管理計(jì)劃或質(zhì)量保證計(jì)劃中體現(xiàn)。計(jì)劃什么呢？項(xiàng)目中的哪些交付件要評(píng)審？誰(shuí)參加評(píng)審最合適？什么時(shí)間評(píng)審？預(yù)計(jì)要發(fā)現(xiàn)多少缺陷？等等。上期案例，根本沒(méi)用計(jì)劃，突然地安排評(píng)審活動(dòng)，難怪有的評(píng)審專家無(wú)法到場(chǎng)。此外，如果沒(méi)有事先確定所需要的評(píng)審專家，很難保證臨時(shí)指定的評(píng)審專家是合適的，該參與的沒(méi)有參與，不該參與的反倒來(lái)了。怎樣確定評(píng)審專家是否合適呢？簡(jiǎn)單一句話，讓能夠發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的人來(lái)參與評(píng)審。什么樣人能夠發(fā)現(xiàn)問(wèn)題呢？首先是該領(lǐng)域的專家，靠個(gè)人的技能是有能力的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的人；其次，是該交付件的上下游和相關(guān)組，他們的工作受交付件質(zhì)量的影響、關(guān)心交付件的質(zhì)量，具有發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的動(dòng)機(jī)和能力，這些人也是評(píng)審專家的理想人選。當(dāng)我們?cè)谟?jì)劃中指定了評(píng)審專家，應(yīng)該把計(jì)劃發(fā)給相關(guān)人，確保他們知道、認(rèn)同他們成為了項(xiàng)目中某些交付件的評(píng)審專家，同時(shí)他們會(huì)根據(jù)計(jì)劃做好自己的工作時(shí)間安排。
介紹會(huì)議是可選活動(dòng)，如果評(píng)審專家對(duì)評(píng)審過(guò)程方法不熟悉，或者作者需要對(duì)評(píng)審對(duì)象進(jìn)行事先講解，那么就在介紹會(huì)議上完成。當(dāng)一份交付件在作者的準(zhǔn)備過(guò)程中就經(jīng)歷了大量研討，通常參與研討的往往也是評(píng)審專家，此時(shí)召開介紹會(huì)議必要性不大。
預(yù)評(píng)審可以說(shuō)是整個(gè)評(píng)審過(guò)程最重要的活動(dòng)了，有效的評(píng)審可不是在評(píng)審會(huì)議上來(lái)找問(wèn)題，而是在評(píng)審會(huì)議之前，各個(gè)評(píng)審專家參考評(píng)審檢查表，對(duì)交付件進(jìn)行仔細(xì)排查，發(fā)現(xiàn)的缺陷或者疑問(wèn)都要記錄下來(lái)。是不是有壓力了？上期案例中，在評(píng)審會(huì)議發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，因?yàn)闆](méi)有事先準(zhǔn)備，如果沒(méi)有深厚能力和對(duì)評(píng)審活動(dòng)的高度專注是很難發(fā)現(xiàn)足夠多的問(wèn)題的，這是評(píng)審效果不佳的重要原因。為了保證預(yù)評(píng)審的有效性，一定要為評(píng)審專家留有足夠的時(shí)間，通常要至少留有1天的時(shí)間，因?yàn)樵u(píng)審專家并非專職評(píng)審，他們還有自己的工作，如果留有1天或更長(zhǎng)的時(shí)間，他們還是可以抽出部分時(shí)間來(lái)評(píng)審的。
在評(píng)審會(huì)議召開前，評(píng)審的組織者要把所有評(píng)審專家提交的問(wèn)題匯總起來(lái)。會(huì)議不是用來(lái)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的，而是來(lái)確認(rèn)問(wèn)題的，并非各評(píng)審專家所提出的問(wèn)題都是問(wèn)題，因此有的問(wèn)題會(huì)被接受、有的問(wèn)題會(huì)被拒絕。如果存在問(wèn)題到底是接受還是拒絕爭(zhēng)執(zhí)不下的情況怎么辦？為了確保會(huì)議效率、不浪費(fèi)大家時(shí)間，這里有個(gè)“五分鐘原則”，即爭(zhēng)執(zhí)五分鐘仍然沒(méi)有結(jié)論，則把該問(wèn)題標(biāo)識(shí)為“待定”，會(huì)后雙方進(jìn)一步查資料確認(rèn)。
會(huì)后，交付件的作者要解決缺陷，再把修正后的交付件發(fā)給各個(gè)評(píng)審專家驗(yàn)證是否修改正確，這一活動(dòng)相當(dāng)于測(cè)試中回歸測(cè)試。需要注意的是，誰(shuí)的問(wèn)題誰(shuí)就要確認(rèn)該問(wèn)題的修改正確性。在上期案例中，作者改完了缺陷，是不是完全改對(duì)了，根本沒(méi)用進(jìn)行確認(rèn)，可能問(wèn)題依然存在。
最后，要對(duì)評(píng)審活動(dòng)進(jìn)行一次分析，到底這次評(píng)審是否有效？也就是說(shuō)是不是把該發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題都發(fā)現(xiàn)了？是否需要組織二次評(píng)審？哪類缺陷多？如何預(yù)防？等等。
請(qǐng)看一看如果按照上面介紹的評(píng)審過(guò)程來(lái)執(zhí)行評(píng)審，是不是評(píng)審效果會(huì)立刻不一樣了？一定！只要每一個(gè)步驟都認(rèn)真執(zhí)行，交付件評(píng)審不再是“雞肋”，一定會(huì)成為提升產(chǎn)品質(zhì)量、加快研發(fā)進(jìn)度的優(yōu)秀實(shí)踐。